Quy trình đấu thầu

Bộ phận Mua sắm chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động tìm nguồn cung ứng chiến lược cho các khoản chi tiêu có giá trị và rủi ro cao nhằm đảm bảo quản trị quy trình, đưa ra quyết định thương mại phù hợp với rủi ro và đạt được kết quả tốt nhất về mặt tài chính.

Tìm hiểu thêm về Chính sách Mua sắm (nội dung tiếng Anh)

Quy trình đầy đủ về Quy trình Đấu thầu (PDF, 1.16MB, nội dung tiếng Anh)

Nguyên tắc xác thực

Nhân viên và đại diện được ủy quyền của RMIT thực hiện hoặc tham gia vào các hoạt động mua sắm được ràng buộc bởi Chính sách Mua sắm và Chi tiêu của chúng tôi, cùng với Khung Quản lý Tính Liêm chính trong hoạt động mua hàng và phải tuân thủ các nguyên tắc liêm chính sau:

• Trung thực, công bằng và bình đẳng trong việc đối xử với các nhà cung cấp
• Tính chính trực và nhất quán, đưa ra các quyết định khách quan, hợp lý và có thể kiểm toán, thể hiện tính công bằng và xem xét tất cả các tiêu chí liên quan
• Minh bạch và bảo mật đối với thông tin độc quyền hoặc bảo mật (nếu phù hợp), và tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ

Bất kỳ xung đột lợi ích hoặc vi phạm nguyên tắc liêm chính được báo cáo cho Quản lý cấp cao, Nguồn cung ứng chiến lược (phuoc.trannhuthuan2@rmit.edu.vn).

Video về Quản lý Tính Liêm chính cho Người dự thầu

Nội dung tiếng Anh

Tất cả các hồ sơ dự thầu cho RMIT được nộp trực tuyến thông qua Workday Strategic Sourcing.

1. Đăng ký nhận thông tin

Các nhà cung cấp được mời tham gia đấu thầu qua Workday Strategic Sourcing cần đăng kí tham gia trong khung thời gian cụ thể để đủ điều kiện nộp hồ sơ đấu thầu.

2. Xem xét yêu cầu

Đảm bảo bạn hiểu rõ những gì được yêu cầu:

• Đọc kỹ Bảng câu hỏi Đấu thầu và tài liệu yêu cầu trên Workday Strategic Sourcing.
• Tham dự buổi họp thông tin trước đấu thầu và chuẩn bị sẵn câu hỏi.
• Nếu bạn vẫn không chắc chắn và cần hỗ trợ, tham khảo tài liệu giải thích từ Quản lý Tìm nguồn cung ứng của dự án đấu thầu trên Workday Strategic Sourcing.
• Lưu ý rằng bất kỳ thông tin mới hoặc bổ sung nào được cung cấp trong các buổi họp thông tin trước đấu thầu, hoặc để đáp lại các nhà cung cấp cần hỗ trợ giải thích, sẽ được cung cấp bằng văn bản cho tất cả các nhà thầu.

3. Xem xét tiêu chí đánh giá

Xác định các tiêu chí mà hồ sơ đấu thầu của bạn sẽ được đánh giá. Bạn phải đáp ứng từng tiêu chí với thông tin và tài liệu hỗ trợ đầy đủ.

4. Kiểm tra yêu cầu nộp hồ sơ

Xác định cách trả lời đấu thầu. Kiểm tra xem có bất kỳ biểu mẫu tiêu chuẩn nào cần hoàn thành hay không, và đảm bảo bạn hoàn thành các bảng câu hỏi được yêu cầu.

Lưu ý hạn nộp hồ sơ đấu thầu của bạn. Các hồ sơ đấu thầu nộp muộn sẽ không được chấp nhận, trừ khi có những trường hợp đặc biệt do RMIT quyết định riêng.

5. Phát triển chiến lược phản hồi đấu thầu

Đọc mô tả đấu thầu, đặc biệt là các Điều khoản & Điều kiện Hợp đồng, lưu ý các yêu cầu tuân thủ và đảm bảo rằng bạn có thể tuân thủ. Các hồ sơ đấu thầu không đáp ứng đủ tiêu chí tuân thủ có thể không được xem xét. Đối với các hồ sơ đấu thầu có giá trị cao, bạn có thể chuẩn bị một chiến lược phản hồi đấu thầu. Điều này sẽ giúp bạn xác định sớm xem bạn có thể cung cấp giải pháp cạnh tranh hay không. Những điều bạn có thể cân nhắc bao gồm:

• Ngân sách và nguồn lực cần thiết để chuẩn bị hồ sơ đấu thầu của bạn
• Nguồn lực bạn sẽ cần để thực hiện hợp đồng
• Xác định đối thủ cạnh tranh của bạn
• Phân tích triển vọng của bạn trong việc giành được hồ sơ đấu thầu.

6. Hoàn thành nộp hồ sơ đấu thầu

Hoàn thành việc nộp các bảng câu hỏi và tài liệu đấu thầu được yêu cầu để đảm bảo bạn đã bao gồm tất cả những gì được yêu cầu.

Các tài liệu đấu thầu sẽ chỉ rõ các tiêu chí chúng tôi sử dụng để đánh giá hồ sơ đấu thầu của bạn. Tham khảo các tiêu chí này và cung cấp thông tin và tài liệu hỗ trợ đầy đủ nhất theo yêu cầu.

Đánh giá tuân thủ

Chúng tôi đánh giá hồ sơ đấu thầu của bạn để xem liệu nó có tuân thủ các yêu cầu đấu thầu bắt buộc và các điều khoản & điều kiện hợp đồng hay không. Nếu bạn không đáp ứng các yêu cầu bắt buộc, phản hồi đấu thầu của bạn có thể bị coi là không hợp lệ và bị loại.

Đánh giá các yếu tố định tính (Không chi phí)

Chúng tôi đánh giá hồ sơ đấu thầu của bạn dựa trên từng tiêu chí đánh giá không chi phí. Những điều này sẽ được nêu rõ trong các tài liệu đấu thầu và có thể bao gồm:

• Đề xuất về giá trị kỹ thuật 
• Khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng yêu cầu, bao gồm năng lực kỹ thuật và quản lý, khả năng tài chính và kinh nghiệm liên quan
• Kỹ năng, kinh nghiệm và sự sẵn sàng của nhân sự chủ chốt
• Yêu cầu đảm bảo chất lượng
• Các rủi ro hoặc hạn chế liên quan đến đề nghị của bạn.

Đánh giá thương mại

Hồ sơ đấu thầu của bạn sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí thương mại được nêu trong yêu cầu đấu thầu. Đánh giá này sẽ xem xét tính cạnh tranh trong đề nghị của bạn và sự phù hợp với nhu cầu kinh doanh của chúng tôi, đảm bảo một quy trình công bằng và giá trị tài chính tối ưu.