Chị còn giới thiệu phương pháp chính của Six Sigma - DMAIC (xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát). DMAIC đại diện cho năm giai đoạn tạo nên toàn bộ quy trình, gồm: xác định vấn đề, hoạt động cải tiến, cơ hội để cải tiến, mục tiêu dự án và những yêu cầu của khách hàng.
Công thức “giảm căng thẳng” DMAIC đã giúp chị cải thiện kinh doanh và giải quyết các vấn đề quan trọng trong công việc cũng như cuộc sống cá nhân.
Chị giải thích: “Đầu tiên, bạn cần xác định vấn đề và đo lường tầm quan trọng của vấn đề đó. Bạn đưa ra càng nhiều dữ liệu càng tốt và sau đó phân tích vấn đề bằng cách sử dụng 5-Whys (năm câu hỏi ‘Tại sao’) vốn được biết đến là công cụ phổ biến nhất trong Six Sigma”.
Để hiểu rõ hơn vấn đề, chị Hiền cho biết, điều quan trọng là phải đưa ra dữ liệu bằng cách đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt. “Một số vấn đề đơn giản đến mức chỉ một đến hai câu hỏi là đủ để nhận ra nguyên nhân cốt lõi. Tuy nhiên, có những vấn đề cần phải đặt ra hàng loạt câu hỏi để đào sâu hơn và thấy được bức tranh toàn cảnh”.
Một công cụ hữu ích khác trong Six Sigma là CTQ (sơ đồ cây chất lượng). “Bạn cần biết điều gì quan trọng đối với khách hàng của mình để đề xuất cải tiến sau đó. Đặt ra những mục tiêu cụ thể và thực tế sẽ giúp bạn vươn đến thành công”.
Đến ứng dụng trong công việc và cuộc sống
Six Sigma không phải là một khái niệm hoàn toàn mới, như lời chia sẻ của chị Nguyễn Thị Minh Giang, Đồng sáng lập và cộng sự Lãnh đạo và Văn hóa của Công ty Newing. “Tôi không biết mình đang áp dụng Six Sigma cho đến khi nhận ra rằng tất cả đều bắt đầu từ ‘tư duy’ và ‘các ứng xử mới’ để cải thiện bản thân và cuộc sống mỗi ngày”.
Theo nhà tư vấn nhân sự nổi tiếng này, thách thức lớn nhất mà các lãnh đạo doanh nghiệp phải đối mặt thường liên quan đến con người và việc hợp tác.
“Ví dụ, ban đầu khi mới ra đời, công ty gồm những người sáng lập có những ý tưởng đột phá và các thành viên tài giỏi. Nhân viên có vẻ hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ và thân thiện”, chị Giang cho biết.
“Tiếp theo, khi có chuyện xảy ra, điển hình là khủng hoảng, họ dễ mất kiểm soát cảm xúc và không lắng nghe lẫn nhau. Thay vì cải tiến liên tục (như một phần của khái niệm Six Sigma), họ có xu hướng cố gắng liên tục chứng minh rằng họ đúng”.